erikakyrkseger.

Jag fick frågan om en smart mötesstruktur som både känns levande men som också visar på att saker både blir klara men också att frågor ibland kan behöva hållas på med.

En metod för detta är så kallade LEAN-möten. Googla det och du kommer hitta massa modeller och tankar men jag vill presentera hur jag använder LEAN-möten för att få till en bra mötesstruktur tillsammans med mina samarbetspartners.

Metoden går ut på att du aktivt arbetar med ”lappar” för att synliggöra hur frågor går från att initieras, arbetas med och slutförs.

Jag har valt tre rubriker

• Inkommande frågor
• Pågående frågor
• Avslutade frågor

Jag har inte tagit med rubriken ”vilande frågor” vilket kan fylla en viss funktion också.

Under inkommande frågor skriver man upp det frågor som kommit in till mötet. Här kan man direkt göra en prioriteringsordning utifrån frågornas karaktär. När en fråga behandlas flyttar man över den till nästa fält: pågående frågor. När frågan är färdigbehandlad flyttas den till avslutade frågor.

När frågor bordläggs till nästa möte stannar de kvar under pågående frågor.

Psssst…glöm inte att utse en sekreterare som också antecknar parallellt med mötet. LEAN-underlaget är till för dig som leder mötet och vi vet alla att det är svårt att både leda, lyssna och anteckna…

Ett sätt att göra detta på är att använda sig av fysiska post-it lappar men i ett uppdaterat digitalt samhälle finns alternativ såklart. Jag brukar använda mig av en gemensam ”jamboard” som ingår i Google Suite. Det går också att arbeta i en enkel Power Point som projiceras.

I jamboard kan du ändra färg på de digitala post-it lapparna vilket gör att en obearbetad fråga kan vara orange och sen ändras till grön när den är bearbetad. Det gör att orangea frågor kan sparas och tas med till nästa möte om man inte hinner med dem.

Efter mötet duplicerar jag pågående jamboard:en och på den kopierade versionen tar jag bort de gröna lapparna och originalet använder jag vid nästkommande möte för att titta tillbaka på förra mötets punkter.

Vill du hellre köra analogt och använda vanliga post-it?

Denna kan du t.ex. sätta upp i arbetsrummet på förskolan eller arbetsplatsen så finns den synlig och tillgänglig till nästa möte. Lägg post-it lappar och pennor bredvid sen är det bara att köra! Lycka till!