Erika Kyrk Seger

Ni som känner mig vet att jag är ett stort fan av organisationspsykologen Adam Grant som bland annat skrivit boken Öppet sinne (2021). Han har flera poddar och jag skulle vilja återkomma till ett av hans avsnitt i podden ”ReThinking” som jag lyssnat på alldeles nyligen där han och inbjudna gäster diskuterar möten och mötesstruktur (länk finns längst ner på sidan).

Jag tror att vi alla ifrågasatt möten i vår verksamhet – möten är svåra att få till, det tar tid från barnen, hur sprids det som beslutas på möten och vad är det som ska lyftas? När man lyssnar till podden får man ha i åtanke att resonemanget utgår inte specifikt från förskola och skola utan snarare företag och kontorsvärlden men det kommer intressanta aspekter som jag tar med mig in i mina tankar när vi inför hösten ska strukturera om våra möten. Så jag vill dela några av mina tankar med er – både som ett delande men också som en minnesanteckning.

Möten ska ske utifrån fyra syften: för att lära, för att göra, för att ta beslut eller för att skapa relation

Adam Grant

Grant kokar ner att möten behöver ske med ett särskilt syfte och med någon slags aktion. Är mötets syfte att enbart sprida information kan det lika gärna ske via ett mail.

Jag funderar på vilka möten vi har och jag är själv där och bråkar i vår egen organisation. Det har under flera årtionden skett förflyttningar inom vår verksamhet där det gemensamma ansvaret för att vardagen ska fungera på plats (SBA, SAM, måltid, hyfs etc.) har fallit ner på flera människor och nivåer. Men det finns forfarande behov av samordning, likt decentralisering kan konsekvensen också bli till en kontrollapparat. Då hamnar vi i information- och avstämningsmöten som tar mer tid från barnen och kanske egentligen – hade kunnat ske via mail. Där vill jag jobba, att försöka bryta den kulturen.

Här funderar jag på om vi i förskolan har en stark möteskultur där vi tycker om att mötas, vi gillar att se varandra i ögonen, vi gillar att vara på plats – vi gillar människor och att mötas. Vi har inte en lika stark mailkultur och kanske behöver vi bli bättre på att ta mer ansvar i det digitala utan att såklart hamna i ett massmailande (för där ligger ju en potentiell risk). Att använda oss mer av de digitala system som kommuner och huvudmän köpt in. Jag håller själv på att försöka köra in TEAMS på ett mer medvetet sätt i min förskola men jag känner mig som en novis då detta inte används så mycket där jag befinner mig och det gör att jag själv famlar och kanske inte blir lika konsekvent som jag borde vara – av rädsla på att lägga på för många ställen att hålla koll på. Jag behöver nätverka och göra ett digitalt studiebesök för detta framöver!

Sen tänkte jag ett steg till och undrade hur mina pedagoger skulle reagera om jag valde att ha ett stående möte på 1,5 tim. Kanske är mötet först för långt för att vara stående (så då kanske det hade behövt vara kortare) och sen tänkte jag att det där att få sitta ner vid ett bord en längre stund inte är speciellt vanligt för våra pedagoger. Att bara få sitta ner…så kanske stående möten är något för mig och min ledningsgrupp men för pedagogerna kanske vi får arbeta mer med mötesstrukturen och införa fler ”walk-talks” i de enskilda mötena.

Framing your agenda

Vi behöver ifrågasätta de möten vi har, särskilt de som sker på regelbunden basis då de tenderar att bli en produkt som bara återupprepas av sitt eget självvärde. I podden pratar de om ”framing your agenda”. Det innebär att mötets syfte ska utgå från en fråga som behöver behandlas. Det kan underlätta att dels skapa förståelse för mötets vikt och dels att skapa delaktighet bland de som ska delta (vilket i sig är en fråga som också lyfts i podden, och varför vissa vill gå på möte även om det inte behövs). I podden lyfter de fyra ingångar vid planering av ett möte:

1. Vad är det för fråga/frågor som ska besvaras på mötet?
2. Vem behöver då vara med på mötet?
3. Hur lång tid behöver mötet ta?
4. Vad ska vara klart efter mötet?

Redan i deltagarnas kallelse till mötet menar Grant att vi kan skapa engagemang genom att i kallelsen ställa frågor till deltagarna. Utifrån mötets syfte är kallelsen utformade utifrån frågorna: Vad är det för problem vi behöver lösa? Hur kan vi bedöma olika lösningars relevans? Vilka idéer har du som du kan ta med på mötet? Frågorna kan bidra till att deltagarna kommer förberedda vilket kan minska mötestiden istället för att vi först måste sätta oss in vad mötet går ut på, vad vi ska prata om och vilka frågor som ska diskuteras. Frågorna kan också bidra till att allas röster får höras.

Vad tar jag med mig från detta?

Vad blir mina aktioner utifrån det som skaver i min tanke?

Jag har ju såklart en massa tankar men jag behöver också lyssna och inte bara göra – det är så lätt att starta upp saker när man är igång men för att göra rätt saker behöver vi lyssna. Och jag behöver inventera de möten vi har i organisationen som ligger på regelbunden basis idag och utanför gemensam reflektion och planering.

Inventera möten

Vilka möten har vi idag? Vilka konsekvenser gör det om vi tar bort ett möte? Jag behöver inventera vad vi vinner på att ta bort ett möte, vad förlorar vi? Kan vi göra på andra sätt? Min verksamhet har en historia av ett delegerat ledarskap, en salutogen kultur vilket i sig också bidragit till en stark möteskultur och särskilt kring organisationen. Jag behöver veta vad de tänker idag om den möteskultur vi har. Jag skulle vilja börja med att skicka ut ett formulär för att inventera nuvarande upplevelse av de möten vi har och fråga mina medarbetare:

• Av de möten vi har i vår verksamhet – vilket/vilka tycker du känns viktigast och på vilket sätt gör det/de skillnad?
• Vad gör just det/de viktiga?
• Av de möten vi har i vår verksamhet – vilket/vilka tycker du skulle kunna plockas bort?
• I så fall, har du förslag på hur det/de skulle kunna ske på andra sätt?

Utveckla mötesnormer

När vi skapar eller bjuder in till möten finns det en vinst i att skapa en mötesnorm lyfts i podden. Jag funderar kring vilka frågor som skulle kunna vara en del av att skapa den normen. I boken Förskolan med barnet i centrum (2021) finns en sådan norm kopplat till beslut där Christian Eidevald och Myrna Palmgren menar att alla beslut som tas i organisation ska tas utifrån visionen, kortfattat med barnet i centrum. Skulle en mötesnorm hos oss kunna ta sin utgångspunkt från frågorna

• Vad gör att vi har det här mötet?
• Vad är det som ska ske? Ett möte för lärande, för att ta ett beslut, för ett görande eller för att skapa relation?
• Vad är det för fråga vi ska mötas kring?
• Hur gynnar vårt möte barnen?

Att skapa en agenda av att ställa frågor

Jag tar med mig många tankar från podden och framförallt tar jag med mig vikten av att använda frågor som en medveten inbjudan till ett gemensamt utforskande av det som ska behandlas redan i kallelsen till mötet. Frågor sätter igång oss, frågor skapar engagemang. Därför har vi, i vårt fördjupningsarbete, redan tidigare utgått från en frågeställning som lyder; Vad innebär det att vara en förskola som präglas av demokratiska mötesplatser?

Kanske borde vi anamma den kulturen även in i vår möteskultur?

Här nedan finner du avsnittet jag skrivit om: