erikakyrkseger.

För länge sedan när jag besökte förskoleenheten Trollet pratade de om att tänka undervisningssituationer i tredjedelar: en tredjedel förberedelse med barnen, en tredjedel aktivitet och en tredjedel efterarbete och undanplock. Att involvera barnen i alla steg och göra tillsammans. För mig har denna tanke alltid funnits nära och jag försöker också ta med den in i mina processledningar i min tjänst som utvecklingsledare.

Till skillnad från mitt arbete som pedagogista på en enhet där jag arbetade med långa processer och med samma pedagoger möter jag nu ofta nya arbetslag med sina unika behov och tankar.

Det har gjort att jag, med mitt utforskande av facilitering, funderat mycket kring hur jag snabbt kan bygga trygga rum för deltagarna i de processer jag går in i. Det handlar om att ganska fort skapa bra relationer och tillit till mig som utvecklingsledare. Forcering är kanske fel ord, men tiden för att bygga relationer som går tillräckligt djupt för att kunna börja jobba är helt enkelt kortare, och det kräver andra tekniker. Och det är här tredjedelarna kan hjälpa till i tanken.

Första tredjedelen – connection

På sistone har Chad Littlefields mantra ”connection before content” blivit allt viktigare för mig. Förut har jag ogillat vad som kallas icebreakers eller incheckningsfrågor. Ni vet sådana där frågor som känns som lullull innan mötet kickar igång. Jag har velat börja jobba direkt och gå på kärnan. Med nyvunna kunskaper och erfarenheter i ryggsäcken har jag förstått vikten av incheckningen. Den bygger band, sammanför och grundar både relationer, tillit och känslan av att som deltagare vara ”där” och vara viktig.

Men det handlar inte bara om att ställa en allmän fråga, utan incheckningen ska öppna upp tanken och hjärtat och vara relevant för varför vi möts.

Och det behöver finnas nyfikenhet inte bara på svaret utan på bakgrunden och vad som ryms i det svar man får. Är incheckningsfrågan ”Om du var ett djur, vilket djur skulle du vara?” kanske den mår bra av att kompletteras med ”vilka av djurets egenskaper kan du relatera till och varför?”. Det är i svaret på dessa frågor personen bakom orden träder fram, där vi får syn på människan, de som befinner sig i rummet framför oss och kanske upptäcker vi också något nytt med kollegan.

Som utvecklingsledare hjälper jag till att öppna upp svaren hos deltagarna genom att ställa dels frågor som växlar upp till mer reflektion och tanke och dels fördjupar och synliggör deltagarna.

Och just det: incheckningen måste få ta tid. Tiden den tar återfinns ofta i kvaliteten på samtalet därefter.

Andra tredjedelen – mötet

Här lägger vi ofta den mesta tiden – för det är ju därför vi är här. Samt! Men här finns det också några elefanter i rummet:

Vi har ofta alldeles för många saker på agendan. Vi har möten som egentligen handlar mer om information och kommunikation än faktiskt lärande. Vi har ingen tydlig trattning av vad vi ska prata om eller komma fram till.

Varför är vi här?

Vi saknar struktur på samtalet och pratar allmänt vilket gör att det är svårt för alla tankar att komma fram. Det kanske inte är rätt personer på mötet. Vi kanske låter mötet ta längre än vad vi behöver för vi har ju ändå bokat tiden – och plötsligt har vi mötet för mötets skull.

Ofta har vi fasta mötestider med späckade agendor där vi ska hinna med allt.

Vi har olika grupper där vi försökt fördela pedagogerna jämt i jakten på rättvisa. Organisationspsykologen Adam Grant menar att vi måste se till att ha rätt personer på mötet – att det inte är en rättighet att gå på möte, utan att det är de rätta kompetenserna som behöver finnas där (läs mer här).

Och att våga minska ner agendan. Sålla i vilka punkter som är information (kan dessa mejlas ut?), vad som är beslutsdiskussioner och vad som är lärande samtal. Finns det för många frågor på agendan och en dålig struktur – både i samtal och i modeller för att skapa delaktighet och engagemang – riskerar vi att hamna i prat som inte leder någonstans.

Metoden LEGO® Serious Play bygger på en önskan om att bryta 80/20-principen, det vill säga att på de flesta möten pratar 20 % av deltagarna och det är också den gruppen som lämnar mötet med en känsla av att det varit givande. Resten går därifrån och undrar vad vi egentligen pratade om eller kom fram till.

Att hålla nere punkterna på agendan tjänar dialogen. Att ge tid till max två frågor ger mer djup än tio. Att avväga tiden för frågorna är också viktigt. Det finns en poäng i att inte avsätta för lite tid, så att man faktiskt hinner med alla moment och kan prata utan stress. Men också modet att våga avsluta möten när vi har uppnått det vi ska – eller bordlägga om vi behöver fortsätta våra tankar.

Ja, just det – introducera också parkeringsplatsen.

Trots goda intentioner kan vi lätt hamna på sidospår. Tips: använd en parkeringsplats – ett stort papper där ni skriver upp de frågor som inte har med mötets huvudfråga att göra. Det handlar inte om att frågan inte är viktig, utan bara att den får rymmas vid ett annat tillfälle eller om det finns tid i slutet av mötet.

Facilitering är en viktig kompetens att utveckla när man leder möten. Vi kan inte bara ha möten som består av samtal. Kroppen behöver aktiveras, och vi behöver fler modeller som bryter mönster, utmanar det förgivettagna och hjälper oss att hitta kärnan i det vi behöver prata om. När vi hittar kärnan för mötet, använder oss av modeller som öppnar andra dörrar och där alla röster används som en kollektiv katapult – då finns det stor potential i mötet och för det vi vill ska hända.

Sista tredjedelen – reflektion

Jag tränar som sagt på tredjedelarna och här kommer nu min största akilleshäl: utcheckningen. Det är så roligt att prata och fördjupa att tiden ofta rinner iväg och jag är en tidsoptimist, vilket många som känner mig vet när det gäller planering av möten. Och sen ska man avrunda mötet och det blir en snabb ”snabbrunda, vad tar ni med er?” och ”Vi ses nästa gång, jag mejlar vad vi kom överens om tills dess!”.

Men här ligger en lika viktig komponent som incheckningen – utcheckningen.

En bra utcheckning kan ge möjlighet till både en inre och en yttre reflektion om det som avhandlats. Den skapar möjligheter för lärande. Den skapar aktioner som följer med efter mötet. Att ge tid och struktur för detta på sittande möte, innan mötet avslutas, gynnar det som kommer härnäst. Det befäster det vi gjort när vi pratar om vad vi tar med, hur vi tar med och vad vi vill göra med det.

Jag arbetar också mycket med begreppet tacksamhet, för tacksamhet bygger upp styrka och en positiv tro på det vi har framför oss.

Det ger oss en slags resiliens när vi möter svåra ämnen. Därför lyfter jag gärna in frågan om vad man uppskattade med mötet, med gruppens process eller kollegornas perspektiv. Liksom incheckningen kan väcka engagemang och känsla av viktighet kan utcheckningen lämna deltagarna med en känsla meningsfullhet och kraft.

Två moment till

För att bråka lite och sammanföra Mr Littlefield och Mr Grant vill jag lägga till två moment:

Pre-incheckning/Uppföljning

Pre-incheckning innebär att mötet startar redan innan det börjar. Adam Grant menar att mötet gynnas av att man redan i inbjudan/kallelsen inkluderar en frågeställning i relation till mötets innehåll (läs mer här). Har vi färre punkter gynnar det också urvalet av fråga. Frågan gör att deltagarna redan innan mötet fått en startsträcka och tid att sätta sig in i det som ska behandlas.

Men en pre-incheckning kan också vara att sätta stämningen: bakgrundsmusik som skapar känsla, ett papper på väggen med en fråga att till exempel fundera på, eller förväntningar inför dagen. Detta görs innan mötet börjar – under den där tiden när man väntar på att alla ska droppa in.

Efter mötet, när alla lämnat lokalen, är det viktigt med uppföljning. Att kort sammanfatta vad som diskuterades, skicka eventuell presentation och tydliggöra vad som gäller inför kommande tillfälle. Många gånger har deltagarna haft fullt upp med mötet för att minnas allt som bestämdes. Uppföljningen är viktig för att alla ska få samma bild av vad som blev sagt och beslutat. Och – detta ska skickas ut nära inpå mötet! Det är en bekräftelse och visar på vikten av det som skett.

Många saker att tänka på och forma när vi bygger engagerande möten – men ack så kul!

Hoppas du fick lite inspiration till dina möten framöver. Med de rätta lärverktygen och arbetssätten kan vi lyckas bättre!